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Gestão de tempo: tudo que você precisa saber sobre o assunto

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Gestão de tempo não é sobre planejar cada minuto do dia, mas sobre entender como a organização do tempo disponível pode favorecer a plena realização de cada compromisso, sem gerar sensações negativas, como frustração, ansiedade e cansaço excessivo. É a melhor forma de aumentar a sua produtividade e conseguir tempo livre para dedicar ao lazer.

A gestão de tempo não precisa significar uma rotina mais corrida. Há quem inicie uma colocando mais compromissos no dia a dia ou aumentando o número de horas trabalhadas. No final das contas, é comum que essas pessoas se sintam esgotadas com facilidade e não durem muito tempo com o planejamento original.

Se você sente que tem mais coisas a fazer e não consegue dar conta delas, um planejamento que leve em consideração o seu bem-estar é uma boa solução. Você precisa oxigenar o seu cérebro entre um compromisso e outro, descansar para ter disposição, mas sem perder o ritmo que o trabalho e as relações demandam.

Sabendo da importância desse assunto, reuni, neste post, tudo que você precisa saber para fazer uma gestão de tempo eficiente. Eu vou explicar mais sobre a importância desse tipo de cuidado e algumas técnicas simples que você pode usar logo após a leitura. Confira!

Qual é a importância da gestão de tempo?

Gestão de tempo é a tarefa de organizar o seu tempo entre diferentes atividades. Mas é importante entender que estar ocupado não significa necessariamente aproveitar bem o tempo disponível. Na verdade, ela tem mais a ver com a organização para evitar “estar sempre ocupado”, que, na maioria das vezes, é uma sensação relacionada ao estresse para cumprir prazos curtos.

Atender a um cronograma 24 horas por dia é uma missão cansativa, que gera menos resultados. Quando o tempo é bem organizado, você tira dos ombros aquele senso de “obrigação” e consegue disposição para fazer o que precisa ser feito. A seguir, veja mais benefícios adquiridos com esse tipo de gestão.

Evitar a procrastinação

Quando você tem uma rotina bem planejada, por meio da qual consegue saber exatamente o que deve ser feito, fica mais fácil manter a produtividade e sobra menos tempo para a procrastinação. O planejamento antecipado serve tanto para a organização da sua rotina quanto para os compromissos específicos.

Um dos problemas comuns em reuniões corporativas é a ociosidade. A ausência de roteiro e prazo de tolerância, por exemplo, dá margem para que os integrantes desperdicem o tempo que deveria ser usado para a explanação e discussão de questões importantes. Nesse caso, planejar 10 minutos de intervalo pode ajudar todos a conversarem entre si no tempo reservado, fazer networking e voltar ao foco no assunto central da reunião.

Reduzir o estresse

O estresse faz parte da rotina de muitos brasileiros. Boa parte das vezes, respirar fundo e contar até dez não é o que vai ajudar a lidar com isso, porque o problema, na verdade, pode estar na má administração do tempo disponível. Sem a correria para cumprir prazos e com a possibilidade de irritação por conta de imprevistos de última hora, você comete menos erros, faz as coisas em menos tempo e, como consequência, reduz o estresse.

Cumprir prazos

Uma boa gestão de tempo permite que você faça mais coisas em menos tempo, respeitando prazos curtos sem perder a qualidade da sua produção. O cumprimento de prazos surge como uma consequência direta da organização. Muitas vezes, você consegue fazer as coisas até mesmo antes do esperado e deixar as pessoas mais satisfeitas com o seu serviço. Se, além do trabalho, você também estuda, estar com os prazos da vida profissional em dia vai lhe dar disposição para manter uma rotina de estudos eficiente.

Tempo para planejar o futuro

A gestão de tempo também ajuda você a pensar a longo prazo, nos sonhos e nos investimentos que pretende fazer. Fica difícil planejar o futuro com um turbilhão de compromissos para atender agora. Se você tem os prazos bem administrados, fica mais fácil, por exemplo, arranjar tempo para planejar seus investimentos financeiros nos estudos. Hoje, quem tem uma rotina corrida já tem a opção de fazer um mestrado EAD.

Como a gestão de tempo deve ser feita?

Antes de conferir as práticas que não podem ficar de fora da sua gestão de tempo, é importante entender que não existe um plano ideal a ser seguido. O que funciona para uma pessoa pode não funcionar para outra. O “segredo” está em entender como as práticas podem ser aplicadas à sua realidade da melhor forma, na rotina do seu trabalho e de acordo com outras de suas responsabilidades particulares. Nesse caso, tudo é questão de encontrar o que pode funcionar no seu caso. Agora, confira como a gestão de tempo deve ser feita.

Estabeleça prioridades

Independentemente das tarefas pessoais e profissionais que você fará ao longo do dia, saiba que todo esforço é dedicado a um objetivo. Podemos dizer que esse objetivo que conduz a sua rotina é um objetivo de médio prazo. Se você quer comprar um novo carro no final do ano, por exemplo, talvez você precisa fazer economias desde já.

Por outro lado, os objetivos a curto prazo são as tarefas mais imediatas do dia, enquanto os objetivos a longo prazo é onde você deseja estar nos próximos anos. Organizando seus objetivos dessa forma, ficará mais fácil estabelecer prioridades. As prioridades organizadas no seu dia serão tarefas que, em algum nível, contribuem para chegar a um objetivo final.

Organize os compromissos do seu dia

Faça um checklist de todas as tarefas do dia. Isso pode ajudar você a não perder tempo e manter a produtividade. Liste, pelo menos, 3 tarefas e, no máximo, 5 ou 6. A cada compromisso realizado, faça um sinal ao lado dele ou risque-o com uma caneta. O checklist pode ser feito na noite do dia anterior ou nas primeiras horas do dia.

Faça um planejamento da semana

Um planejamento da semana ajudará você a evitar a sensação de esgotamento com o trabalho, pois você poderá recusar tarefas extras com mais tranquilidade. Para isso, você pode usar planilhas digitais e físicas, quadros, aplicativos de gestão de tempo e anotações em um caderno. Saiba que esse planejamento pode passar por ajustes ao longo da semana, já que imprevistos ou indisponibilidades podem ocorrer. Sempre que precisar deslocar uma tarefa entre os dias, por exemplo, reveja como isso afetará a sua rotina.

Inclua o lazer no planejamento

O lazer tem uma função importante no bem-estar das pessoas. Os hobbies são aliados de uma rotina produtiva, pois reduzem o nível de estresse e ansiedade. Por isso, não devem ser encarados com desconfiança na gestão de tempo.

É importante ter tempo para aproveitar os resultados do trabalho, seja assistindo a um filme no cinema, seja praticando esportes ou fazendo qualquer outra atividade. Não deixe para se divertir depois de uma longa semana de estresse e correria: inclua breves momentos de lazer à noite e no meio da semana.

Quais são os erros de gestão de tempo mais comuns?

As práticas para fazer a gestão de tempo são eficientes e adaptáveis para diferentes realidades, mas podem mostrar falhas, se você insistir em alguns erros. Agora, veja o que não deve ser colocado em prática se você quer otimizar seu tempo.

Não começar cedo

Cumprir uma rotina matinal é uma das principais recomendações para melhorar o humor e manter a sensação de produtividade ao longo do dia. Não se trata necessariamente de acordar antes do pôr do sol para começar a trabalhar, mas de desenvolver o hábito de seguir um “ritual” pela manhã, uma sequência de tarefas simples que garantem confiança para os compromissos mais complexos no resto do dia.

É durante a noite que a quantidade de melatonina chega ao máximo no organismo humano. Ela é o hormônio responsável por regular o sono. Sua ação provoca a redução da atividade cardíaca e o relaxamento dos músculos. Por isso, é natural que a sensação de indisposição fique mais forte à noite. Então, mesmo se você gosta de ficar em alerta pela madrugada, não deixe de tentar acordar mais cedo e criar uma rotina matinal.

Aceitar todo tipo de atividade extra

Alguém delega para você uma tarefa extra, e a primeira resposta que surge à sua cabeça é “sim”. Por que não sacrificar o tempo de lazer ou, por vezes, tempo de sono? O que parece uma situação pontual acaba virando parte da rotina. Aos poucos, você vai deixando de cumprir outros prazos, acostumando-se com o estresse e a ansiedade.

Essa situação soa familiar? Ter a capacidade de dizer não é simples, mas é comum que, no momento exato, pareça ser uma resposta desconfortante. Mas, quando você tem conhecimento da sua capacidade e dos compromissos que tem nos próximos dias, fica mais fácil recusar tarefas extras, sem carregar o sentimento de culpa.

Se você tem uma tarefa para ser cumprida em 3 horas, adicionar outra tarefa que demora 1 ou 2 horas pode deixar ambas malfeitas. Para ter resultados com qualidade, e não apenas em quantidade, é importante planejar suas tarefas para adquirir a confiança de dizer não com tranquilidade.

Distrair-se continuadamente

Trabalhar com a TV ligada ao lado, verificar as mensagens no celular com frequência, ir e voltar da cozinha podem até ser práticas divertidas, mas, na verdade, representam um grande empecilho na sua gestão de tempo. Sempre que o cérebro se distrai com alguma atividade paralela, leva alguns minutos para retomar o foco para a atividade central.

As distrações, aos poucos, tomam o tempo que deveria ser dedicado às atividades do seu planejamento. No final do dia, aquelas tarefas que não foram feitas são empurradas para o dia seguinte, e assim sucessivamente. De repente, as tarefas estão tão acumuladas que, aos poucos, você volta a uma rotina marcada pelo estresse e pela ansiedade.

Não utilizar metodologias de gestão de tempo

Você pode manter uma gestão de tempo sem usar metodologias voltadas para esse tipo de cuidado. Quando mal-interpretadas ou aplicadas na rotina de maneira equivocada, elas podem mais atrapalhar do que ajudar. Mas a melhor maneira de saber se vale a pena utilizá-las é vendo como elas funcionam na prática.

Quais são as principais metodologias de gestão de tempo?

Agora que você já sabe como pode ser feita a gestão de tempo e os erros que devem ser evitados, vamos explicar três metodologias que vêm dando certo para muitas pessoas. Confira!

Timeboxing

O Timeboxing leva em consideração apenas tempo, deixando de lado os desafios da tarefa em si. O primeiro passo é definir uma lista de tarefas que você precisa fazer. Você pode chamar essa lista de workflow. Em seguida, estipule o tempo para cada uma das tarefas, considerando a possibilidade de imprevistos e pausas. Por fim, ao final do dia, depois de realizar todas as tarefas, veja se o tempo estipulado para cada uma foi ideal, se é necessário aumentá-lo ou diminuí-lo.

Scrum

O scrum é uma técnica muito simples de organização de tarefas e gestão de tempo. Crie três colunas que se dividem da seguinte maneira:

  • to do (para fazer) — tarefas que devem ser feitas no dia/semana/mês/ano;
  • doing (fazendo ou “em andamento”) — tarefas que estão sendo realizadas;
  • done (feito) — tarefas que já foram entregues e avaliadas.

As três colunas podem ser feitas no papel, mas você também pode criá-las em um quadro ou uma planilha digital.

Smart

O smart é uma técnica para a criação de metas realmente eficientes. Seguindo as regras, você consegue estabelecer prioridades com facilidade e manter a produtividade. De acordo com cada letra do acrônimo S.M.A.R.T, uma meta precisa ser:

  • specific (específica) — a meta precisa ser clara o suficiente para não gerar interpretações equivocadas;
  • measurable (mensurável) — a meta precisa ter números a serem alcançados para ser mensurável;
  • attainable (alcançável) — a meta não pode estar fora da realidade e precisa estar dentro da capacidade de uma pessoa ou um grupo;
  • relevant (relevante) — a meta precisa gerar um impacto, uma mudança significativa na realidade atual de uma pessoa ou um grupo;
  • time-based (temporal) — a meta precisa de um prazo exato para o final.

Na hora de criar uma meta, certifique-se de que ela atende a cada um dos critérios descritos.

Quais são as melhores ferramentas de gestão de tempo?

Para nunca mais entregar tarefas fora dos prazos ou esquecer do que você precisa fazer, é possível contar com tecnologias disponíveis para construir hábitos mais produtivos e organizar tarefas diárias. Veja quais são elas, a seguir.

Evernote

Para quem precisa lidar com inúmeras informações e registrá-las em um lugar de confiança, onde pode classificar e encontrar o que necessita, o Evernote é uma ótima opção. É um banco de anotações com funcionalidades interessantes, como a opção clipping, que permite guardar textos, imagens e outras mídias encontradas na internet.

Toggl

O Toggl é uma ótima alternativa às planilhas, principalmente para quem precisa acompanhar quanto tempo leva para completar cada tarefa. Você consegue fazer essa mensuração e análises para descobrir como otimizar seu tempo.

Trello

Muitos profissionais usam o Trello para organizar tarefa no dia a dia das empresas, mas esse aplicativo também serve para organizar rotinas pessoais. O Trello se assemelha a técnica scrum, por dividir suas tarefas em colunas de “Tarefas Pendentes”, “Em progresso” e “Concluídas”.

Lembre-se de que o seu cronograma existe para otimizar a realização dos seus compromissos e pode ser adaptado frente a imprevistos. Como vimos, os resultados disso são mais produtividade, autodisciplina e foco nos seus objetivos.

Agora você já tem tudo que precisa para criar uma gestão de tempo eficiente. Após tantas dicas, veja o que mais faz sentido para sua rotina e não tenha receio de fazer ajustes no seu planejamento original.

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