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O que são metodologias ágeis e como aplicá-las na clínica?

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As atividades envolvidas na rotina de uma clínica demandam habilidades específicas para que o gestor consiga manter o planejamento e a organização de todos os aspectos administrativos. Liderança, controle e visão estratégica são alguns exemplos. As metodologias ágeis ajudam a garantir a eficácia e produtividade dessa função.

Embora tenha origem na área de desenvolvimento de softwares, o conjunto de ferramentas conhecido como metodologias ágeis é útil para qualquer tipo de negócio, inclusive clínicas e hospitais. Na saúde, elas facilitam a aplicação de projetos, contribuem para um atendimento eficiente, estimulam a economia de materiais, entre outros benefícios.

Neste post, você vai entender por que é importante utilizar as metodologias ágeis na clínica, quais são os principais tipos e como aplicá-los. Mas, antes, vou começar pelo básico e explicar mais detalhes sobre o que elas significam. Boa leitura!

O que são as metodologias ágeis?

As metodologias ágeis são uma alternativa ao modelo tradicional de gestão de projetos, que costuma ser baseado no desenvolvimento de produtos em etapas predefinidas. Diferentemente de utilizarem processos longos, burocráticos e sem comunicação com os clientes, as metodologias ágeis usam ciclos curtos e o feedback constante dos clientes.

A primeira vez que elas ganharam forma foi em 2001, quando um grupo de desenvolvedores de softwares americanos, insatisfeitos com a burocracia e inflexibilidade das metodologias tradicionais de gestão de projetos, lançou o “Manifesto Ágil”, no qual apresentam os quatro valores que dariam início a uma nova era na disciplina das empresas:

  • pessoas e interações — mais que processos e ferramentas;
  • software em funcionamento — mais que documentação abrangente;
  • colaboração com o cliente — mais que negociação por contratos;
  • responder a mudanças — mais que seguir um plano.

As metodologias compõem um modelo conhecido como “entrega ágil”, com etapas estruturadas em ciclos curtos para garantir entregas rápidas e frequentes a quem se beneficia dos serviços/produtos do projeto em desenvolvimento. Os ciclos permanecem em constante adaptação, gerando melhorias contínuas para gerar valor ao processo produtivo.

No modelo de entrega ágil, as equipes que conduzem os projetos possuem autonomia para conduzir as metas, acompanhar os resultados e pensar em novas soluções. Os profissionais se relacionam de maneira transparente e descentralizada, em diálogo permanente para otimizar o tempo das operações internas.

Os diferentes tipos de metodologias ágeis permitem que o atendimento da empresa seja personalizado, cada vez mais voltado para a experiência do cliente. É uma característica muito valorizada atualmente, inclusive quando as pessoas buscam serviços de saúde em clínicas e hospitais.

Quais são as principais metodologias ágeis?

Agora que você já sabe o que são as metodologias ágeis, é hora de conhecer os seus diferentes tipos e como funcionam. A seguir, eu listo as principais metodologias e como elas podem contribuir para a gestão da sua clínica.

Lean

O termo lean é conhecido no mundo corporativo como “enxuto”. É uma metodologia cujo objetivo é identificar e eliminar desperdícios dentro da empresa ou na execução de um projeto. Aplicada à gestão de uma clínica, os princípios do lean são simples. Primeiro, enxugue seu modelo de negócio com a ferramenta Canvas. Com ela, você consegue estruturar de forma visual todos os aspectos da sua clínica.

Em seguida, converse com pacientes, fornecedores e profissionais da sua clínica para colher informações sobre cada aspecto do seu modelo de negócio (características do produto, canais de vendas, atendimento etc.). Por fim, utilize outros tipos de metodologias ágeis para usar a organização do seu modelo de negócio e, assim, melhorar a experiência do seu paciente.

Kanban

O kanban é uma metodologia simples e muito útil para ter plena previsibilidade das atividades desenvolvidas pela sua equipe. Para usá-lo na sua clínica, tenha um quadro (físico ou virtual) e faça a divisão de três colunas, organizadas da seguinte maneira:

  • TO DO (para fazer) — tarefas que devem ser feitas;
  • DOING (fazendo ou “em andamento”) — tarefas que já estão sendo realizadas no momento;
  • DONE (feito) — tarefas que já foram entregues e avaliadas.

O kanban é um modo de organização que demanda equipes engajadas para seu funcionamento, pois é importante que os integrantes acompanhem constantemente as tarefas.

Scrum

A metodologia scrum pressupõe que você saiba exatamente os papéis desenvolvidos por cada integrante da equipe e como eles contribuem para o objetivo final. Com base nessa compreensão, você precisa criar uma lista de prioridades de acordo com as necessidades de um cliente (ou “dono do projeto”). Essa lista é conhecida como backlog.

Em seguida, você precisa distribuir as tarefas entre os integrantes da equipe para iniciar as sprints: etapas de desenvolvimento do projeto, baseadas em períodos predefinidos (cada sprint dura, no máximo, quatro semanas). Ao final de cada um, a equipe se reúne para revisar as atividades e saber se tudo está certo para a próxima etapa, até que todo o backlog seja atendido.

Smart

Smart é uma das metodologias mais usadas para definir metas que realmente façam sentido para a realidade das empresas. Se você ainda não criou uma meta com base no smart, vai perceber que ela é útil para praticamente todos os âmbitos da sua gestão. Os seus princípios se baseiam em cada uma das letras S.M.A.R.T:

  • specific (específico) — a meta precisa ser específica e não deve abrir margem para diferentes interpretações. Em vez de propor “evitar desperdício”, proponha “evitar desperdícios dos materiais de cuidados com a saúde“;
  • measurable (mensurável) — a meta precisa ser mensurável ao longo do tempo, com base em números e percentuais exatos;
  • attainable (alcançável) — a meta precisa ser alcançável dentro da realidade da empresa, tendo em vista seu orçamento, tamanho etc;
  • relevant (relevante) — a meta precisa trazer um impacto real para a realidade da empresa, o que deve ser definido na hora do seu planejamento;
  • time-related (temporal) — a meta precisa ser temporal, com o prazo exato de conclusão, para evitar a procrastinação dos envolvidos e atingir a expectativa.

As metas precisam ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais. Cada uma delas deve estar de acordo com os valores, a missão e os objetivos da sua clínica. Seguindo essas regras, você garante agilidade e produtividade na rotina de suas equipes.

Qual é a importância de utilizar as metodologias ágeis na clínica?

Quando as atividades de gestão de uma clínica estão sob controle, pacientes e colaboradores percebem a organização e se sentem mais satisfeitos. Os médicos que contam com especialistas de gestão conseguem dedicar-se à sua atividade-fim, e os pacientes entendem que suas opiniões em relação à clínica são valorizadas.

É esse tipo de condução, baseada no feedback do cliente e na comunicação interna, que permite à gestão reduzir perda de materiais, fazer o controle de fluxo de caixa, conquistar mais pacientes e atingir outras metas a médio e longo prazo. Com as metodologias ágeis, fica mais fácil oferecer serviços de alta qualidade e garantir outros benefícios.

A seguir, entenda mais sobre a importância das metodologias ágeis na gestão de uma clínica.

Traçar metas bem-definidas

Independentemente da atuação, os propósitos de uma empresa devem conduzi-la ao lucro. Portanto, embora a função de uma clínica seja a promoção da saúde e do bem-estar, ela deve gerar retorno sobre os investimentos, pois, sem isso, sua sobrevivência estará comprometida. Trabalhar com metas é o primeiro passo para garantir a saúde financeira.

Um erro que acaba prejudicando financeiramente a gestão de uma clínica é não trabalhar com metas bem-definidas. Como você pôde ver na metodologia smart, uma meta é o “norte” da empresa e, por isso, ela precisa ser alcançável e baseada em parâmetros reais. O ideal é que as metas sejam elaboradas com base em vários pontos de vista e compartilhadas com todas as equipes. Assim, os profissionais permanecem motivados para atingir os resultados estipulados.

Melhorar a comunicação interna e externa

A comunicação interna, com os próprios profissionais da clínica, faz parte do processo de aplicação bem-sucedido das metodologias ágeis. São as equipes internas que precisam lidar com as metas e conduzir os projetos para oferecer um serviço excelente ao paciente. As metodologias ágeis facilitam a separação de tarefa e o diálogo entre setores.

Além disso, vale lembrar-se de que um dos valores das metodologias ágeis é a “colaboração com o cliente”. A partir delas, as equipes podem investir em pesquisas de satisfação para rever metas, melhorar o atendimento com base na experiência dos pacientes e criar treinamentos para todos os profissionais da “linha de frente”, que lidam diretamente com os pacientes.

Organizar a gestão financeira da clínica

Não acompanhar o fluxo de caixa de uma empresa é correr o risco de deixá-la no vermelho e, em casos mais sérios, levá-la à falência. Nesse sentido, é uma das atribuições do gestor de uma clínica realizar o controle financeiro.

A partir das metodologias ágeis, você pode categorizar os custos da clínica, separar os investimentos, fazer a logística de estoque e reduzir a perda de materiais. De maneira geral, podemos dizer estas são as principais atribuições da gestão financeira em uma clínica:

  • organização das contas a pagar e receber — evitar imprevistos, juros e contas atrasadas;
  • gestão de custos — calcular os custos fixos e variáveis para definir o preço mínimo dos atendimentos e aplicar a margem de lucro definida para a clínica;
  • preços de consulta — manter o preço equilibrado para não afastar pacientes e manter as contas da empresa no verde;
  • relatórios financeiros e previsibilidade — gerar relatórios para acompanhar os resultados e estimar o fluxo financeiro da clínica nos próximos meses.

Esse tipo de competência não é muito explorada em graduações na área de saúde. Por isso, é importante correr atrás disso de forma independente. Na Must University, por exemplo, o mestrado em Administração permite ao aluno explorar habilidades de gestão financeira.

Como implementar metodologias ágeis na clínica?

Implementar as metodologias ágeis, como a scrum e smart, garante inúmeras vantagens para sua empresa. Mas, para que isso seja feito na área de saúde, é preciso ter atenção a algumas particularidades. A seguir, separamos algumas dicas para ajudar na implementação das metodologias ágeis na sua clínica. Confira e tire suas dúvidas!

Rever a cultura organizacional

O principal desafio para implementar as metodologias ágeis não está nos aspectos técnicos em si, mas, na verdade, na mudança de paradigmas dos colaboradores e das lideranças. Em outras palavras, o desafio é criar uma cultura organizacional a favor da agilidade e da comunicação ativa com as pessoas que se beneficiam dos seus serviços.

Mudanças naturalmente geram entraves para muitas pessoas. Por isso, é importante criar espaços de diálogo para mostrar como as novas metodologias vão melhorar as operações internas da clínica e ajudar a manter um atendimento de excelência. Converse com as equipes, entenda os principais desafios e mostre que você está aberto ao diálogo.

Escolher as metodologias ágeis

Junto das as equipes, entenda quais são as metodologias ágeis que podem realmente otimizar o tempo e facilitar a organização dos setores. O cuidado é para que as metodologias não se tornem processos que demandam tempo e não tragam impacto significativo nos resultados.

Na gestão financeira, por exemplo, o smart pode ser útil no controle de despesas. No consultório, o kanban pode ajudar o médico no controle de atendimentos e nas atividades realizadas pelos pacientes. Existem tecnologias na saúde que permitem a aplicação das metodologias ágeis e de outras possibilidades, como os aplicativos para gestão de pacientes.

Treinar as equipes

Cursos, workshops e mentorias com especialistas externos podem reforçar o compromisso dos profissionais com as novas metodologias ágeis. Em reuniões convidativas para os profissionais, você pode juntar as equipes para mostrar como as metodologias funcionam na prática e engajar todos em dinâmicas em grupo.

Acompanhar os resultados

As metodologias dificilmente vão funcionar bem sem adaptações. Por essa razão, é importante acompanhar os resultados para identificar o que está dando certo e o que pode ser melhorado. Faça pesquisas de satisfação com os pacientes (por exemplo, formulários com espaços para sugestões) e acompanhe indicadores de desempenho.

Vale salientar que utilizar as metodologias ágeis não significa falta de planejamento ou ausência de disciplina. O modelo de entrega ágil é uma tendência baseada em planejamentos ágeis, equipes inter-relacionadas e na disciplina constante para a garantia de uma experiência satisfatória ao cliente durante todo o processo de atendimento.

As metodologias ágeis é uma tendência que prioriza o protagonismo do cliente e a personalização do atendimento, duas características muito valorizadas por quem recorre a serviços de saúde de clínicas e hospitais.

Chegamos ao final do post! Eu espero que as informações sejam úteis para você. Compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais e veja o que amigos e colegas de trabalho têm a dizer sobre o assunto.

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